Minggu, 15 Agustus 2010

Bahan dan Alat Manyusun Surat

BAHAN DAN ALAT-ALAT MENYUSUN SURAT
1. Kertas
a. Jenis-jenis kertas
Untuk dapat menulis surat dengan baik diperlukan adanya bahan dan alat-alat yang digunakan untuk menulis surat. Bahan yang digunakan dalam peyusunan surat antara lain :
1) Kertas HVS (Bond Paper)
Kertas ini biasanya digunakan untuk menulis surat asli atau laporan-laporan yang sifatnya resmi.
2) Kertas doorslag (Bank Paper)
Kertas ini biasanya digunakan untuk lembar tembusan, misalnya dalam menulis kwitansi, selain itu kertas ini juga sering digunakan sebagai tanda pergantian bab baru dalam penulisan laporan.
3) Stensil duplikater (Duplicating paper)
Kertas ini digunakan untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya untuk surat surat pengumuman, edaran, dll.
4) Air mail paper
Kertas ini digunakan untuk menulis surat yang sifatnya tidak formal, nondinas, atau untuk pos udara.
5) Union skin yaitu kertas tipis dan kuat digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri.
6) Kertas segel yaitu kertas yang dipakai untuk membuat macam-macam akta dan surat
7) Kertas tulis bergaris, kertas ini digunakan untuk menulis surat yang menggunakan tulisan tangan atau buku tulis.
Selain kertas-kertas tersebut kantor pos juga menjual beberapa jenis kertas diantaranya adalah :
1. Kartu pos
2. Warkat pos
3. Wesel pos selembar kertas karton yang dapat digunakan untuk mengirim uang dan berita(dalam kolom berita) biarpun barang sangat terbatas.
4. Kartu pindah adalah selembar kertas atau kartu yang dapat digunakan untuk pemberitahuan kepada relasi, lamgganan, atau keluarga apabila mengalami pindah tempat.
5. Kartu C7 yaitu kartu tanda tangan untuk urusan pos. kartu ini setebal kartu kartu wesel pos dan dapat digunakan untuk mengambil kiriman uang atau barang yang dapat dikirim lewat kantor pos tanpa minta tanda tangan dari seorang pejabat, seperti bendahara, kepala kantor, lurah dan camat. Cara mendapatkan kartu ini dengan mendatarkan diri si kantor pos, menyerahkan pas photo, serta membayar uang administrasi.

b. Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan untuk mnulis surat tergantung pada isi surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Ukuran kertas yang digunakan untuk menulis surat antara lain :
1) Kertas ukuran folio (21x33cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang
2) Kertas ukuran kuarto (21x28 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
3) Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan folio
Kertas ini digunakan untuk menulis memo dan nota
4) Kertas ukuran A4 (29x21 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat dinas
5) Kertas ukuran A6 (10,51x21 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat pengantar
6) Kertas ukuran A5 (14,8x21 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat-surat yang pendek.
7) Kertas ukuran double folio (42x33 cm)


c. Warna kertas
Untuk surat yang sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang bewarna putih, kecuali tembusan. Maksudnya agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam, dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.
2. Tinta
Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang bersifat resmi pada umumnya hitam. Menggunakan warna lain kecuali warna merah, boleh saja asal warnanya jelas agar mudah dibaca.
3. Sampul surat
Sampul surat atau amplop adalah selembar kertas yang dibuat sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dan dilem dapat digunakan untuknmengirim surat. Surat yang dikirim menggunakan sampul akan terjamin kerahasiannya, lebih sopan dan aman.
Ada beberapa macam jenis amplop atau sampul surat. Dari segi ukuran kertas yang dipakai untuk menulis surat, amplop atau sampul surat dapat dikelompokan menjadi tiga macam yaitu :
1) Sampul persegi empat
Sampul ini digunakan untuk kertas ukuran kuarto
2) Sampul persegi panjang
3) Sampul ini dipergunakan untuk kertas ukuran folio (surat dinas)
4) Sampul berjendela
Sampul ini di gunakan untuk mengirim surat telegram. Dalam penulisan alamat yang dituju tidak ada sampul, tetapi cukup menggunakan alamat dalam sekaligus untuk alamat luar (alamat pada sampul)
Berdasarkan wujudnya dikelompokan menjadi 4 yaitu :
a. Banker, yaitu amplop yang membuka bagian memanjang
b. Pocket Envelopes, yaitu amplop yang membuka bagian pendek
c. Window envelopes, yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca
d. Aperture envelopes, yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.


4. Lipatan surat
Surat hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga terlihat rapi, mudah dibuka, dan langsung mengarah ke isi surat. Lipatan surat yang biasa digunakan antara lain sebagai berikut :
• Lipatan perancis
• Lipatan baron
• Lipatan baku (standard fold)
• Lipatan akordion (accordion fold)
• Lipatan baku rendah (low standard fold)
• Lipatan akordion rendah (low accordion fold)
• Lipatan tunggal (single fold)
• Lipatan ganda sejajar (parallel double fold)

5. Alat-alat
Untuk menulis surat ada beberapa alat yang digunakan yaitu meliputi segala alat tulis yang berkenaan dengan penulisan surat, termasuk mesin-mesin kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, scanner, offset, fotocopi, faksimile, teleks, microfilm, serta mesin dikte atau rinla.

Surat Menyurat

A. Pengertian Surat dan Surat Menyurat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam organisasi, instansi atau perusahaan.
Surat-menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak yang lain dan dilaksanakan dengan saling berkirim surat.
Kelebihan surat antara lain :
1) Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar.
2) Surat bersifat praktis
3) Setiap menyampaikan berita, kata-kata dan kalimatnya dipikirkan secara seksama
4) Efektif
5) Ekonomis
6) Surat lebih memasyarakat
7) Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat
Tujuan menulis surat yaitu
1) Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain
2) Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima
3) Memperlancar arus informasi
Bentuk surat (style) adalah susunan letak bagian-bagian surat. Pemakaian bentuk surat tertentu dalam setiap oragnisasi tergantung pada kebiasaan atau peraturan yang berlaku dalam organisasi masing-masing.Pada umumnya instansi pemerintah memakai bentuk official sedangkan perusahaan banyak yang memakai bentuk block.

B. Bentuk – bentuk surat
Bentuk-bentuk surat yaitu :
1) Bentuk lurus (Block style)
2) Bentuk setengah lurus (Semi block style)
3) Bentuk lurus penuh (Full block style)
4) Bentuk lekuk (Indented style)
5) Bentuk paragraf menggantung (Hanging paragraph style)
6) Bentuk Resmi Indonesia lama (official style)
7) Bentuk Resmi Indonesia baru (new official style)
8) Bentuk resmi Indonesia usulan pusat bahasa departemen Pendidikan dan Kebudayaan

C. Jenis-jenis surat :
1. Menurut wujud surat
Menurut wujudnya, surat dapat di bedakan atas enam macam, yaitu :
a. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang ditulis diatas kertas yang biasanya dimasukan kedalam sampul kemudian dikirimkan.
b. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
c. Karu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos.
e. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
f. Surat Tanda bukti adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas,dsb.

2. Menurut sifat isi
Menurut sifatnya, surat dibagi kedalam dua golongan yaitu :
a. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Jika dilihat dari isinya surat pribadi dapat di bedakan atas 2 macam :
1) Surat pribadi yang isinya bersifat prive, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat / keluarga.
2) Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat kuasa, dan surat pernyataan.
b. Surat Pemerintah adalah surata resmi yang terutama di pergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah.
c. Surat Niaga / Bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan jual-beli. Surat bisnis memakai bentuk yang bervariasi, namun tetap mengikuti ketentuan surat resmi.
d. Surat Sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya : yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan dan organisasi lainya (Misalnya LSM) yang bersifat nonprofit.
3. Surat Menurut Sasaran yang di tuju
a. Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang / organisasi (jumlahnya sedikit).
b. Surat Edaran / Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.

4. Surat Menurut Keamanan isi
a. Surat Biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain selain ornag yang dituju.
b. Surat Rahasia adalah surat untuk kalanga terbatas. Maksudnya, surat tersebut tidak untuk di sebarluaskan karena di tujukan atau dipakai untuk kalangan tertentu.
c. Surat Sangat Rahasia adalah surat yang hanya boleh dibuka atau hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harus memakai amplop lebih dari satu.
5. Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
a. Surat Biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa. Artinya, surat ini tidak di istimewakan. Kata biasa dalam hal ini mengandung pengertian tidak perlu cepat-cepat dikiri, atau tidak harus segera di balas.
b. Surat Segera / Ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat. Bila dikirim via pos, perangko surat ekspres tentu lebih besar dari oerangko surat biasa.
c. Surat Kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera, surat ini harus di dahulukan dari surat-surat lain baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
6. Surat menurut kegiatan
a. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
b. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
7. Surat menurut dinas pos
a. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannya tidak perlu dikirim secepatnya, karena tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
b. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu.
c. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
d. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
e. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian,dll.

Dokumen dan Dokumentasi

1. Pengertian Dokumen
Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi,organisasi, atau Negara. Tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/ organisasi masa yang akan datang.
(latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.
Dokumen adalah : surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.
Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain :
1. Kamus Umum Bahasa Indonesia menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut :
• Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak
• Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut :
• Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
• Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
• Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surt resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.
Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri. surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.
2. Pengertian Dokumentasi
Sedangkan arti dari dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain :
1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.
2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.
3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).
4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.
Dokumentasi adalah Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam pers. penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi.
Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berari pencarian , penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen.
Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi
DOKUMEN DOKUMENTASI
1. Di fokuskan pada benda/informasinya 1. Di fokuskan pada kegiatannya
2. Tidak merupakan unit kerja 2. merupakan unit kerja
3. Bersifat pasif 3. Bersifat aktif
4. Isi dokumen terbatas pada informasi yang terdapat pada dokumen sendiri 4. Isi dokumentasi bisa berupa dokumen,buku-buku dan alat-alat audio visual
5. Digunakan sebagai alat bukti 5. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
6. Menunjang penelitian 6. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

JENIS-JENIS DOKUMEN
1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
a. Dokumen pribadi
Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
b. Dokumen niaga
Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.
c. Dokumen pemerintah
Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.
2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.
b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman)
Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.
c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)
Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya
a. Dokumen dinamis
Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga maacam dokumen dinamis :
• Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
• Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun
• Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. statis
Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
4. Dokumen Menurut Sifatnya
a. Dokumen Tekstual
Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.
b. Dokumen Nontekstual
Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

5. Dokumen Menurut Jenisnya
a. Dokumen Fisik
Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.
b. Dokumen Intelektual
Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

6. Dokumen Menurut Dokumentasi
a. Dokumen Primer
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.
b. Dokumen Sekunder
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
c. Dokumen Tersier
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.

Ruang Lingkup Dokumen meliputi :
1) Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain
a. Buku-buku e. majalah
b. Laporan f. koran
c. Disertasi g. brosur
d. Tesis h. leaflet

2) Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara
g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan Dokumentasi
1) Mencari dan mengumpulkan dokumen
2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
4) Memproduksi dokumen
5) Menyortir
6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
7) Menyimpan dan memelihara dokumen

Selasa, 24 November 2009