Bahan dan Alat Manyusun Surat

BAHAN DAN ALAT-ALAT MENYUSUN SURAT
1. Kertas
a. Jenis-jenis kertas
Untuk dapat menulis surat dengan baik diperlukan adanya bahan dan alat-alat yang digunakan untuk menulis surat. Bahan yang digunakan dalam peyusunan surat antara lain :
1) Kertas HVS (Bond Paper)
Kertas ini biasanya digunakan untuk menulis surat asli atau laporan-laporan yang sifatnya resmi.
2) Kertas doorslag (Bank Paper)
Kertas ini biasanya digunakan untuk lembar tembusan, misalnya dalam menulis kwitansi, selain itu kertas ini juga sering digunakan sebagai tanda pergantian bab baru dalam penulisan laporan.
3) Stensil duplikater (Duplicating paper)
Kertas ini digunakan untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya untuk surat surat pengumuman, edaran, dll.
4) Air mail paper
Kertas ini digunakan untuk menulis surat yang sifatnya tidak formal, nondinas, atau untuk pos udara.
5) Union skin yaitu kertas tipis dan kuat digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri.
6) Kertas segel yaitu kertas yang dipakai untuk membuat macam-macam akta dan surat
7) Kertas tulis bergaris, kertas ini digunakan untuk menulis surat yang menggunakan tulisan tangan atau buku tulis.
Selain kertas-kertas tersebut kantor pos juga menjual beberapa jenis kertas diantaranya adalah :
1. Kartu pos
2. Warkat pos
3. Wesel pos selembar kertas karton yang dapat digunakan untuk mengirim uang dan berita(dalam kolom berita) biarpun barang sangat terbatas.
4. Kartu pindah adalah selembar kertas atau kartu yang dapat digunakan untuk pemberitahuan kepada relasi, lamgganan, atau keluarga apabila mengalami pindah tempat.
5. Kartu C7 yaitu kartu tanda tangan untuk urusan pos. kartu ini setebal kartu kartu wesel pos dan dapat digunakan untuk mengambil kiriman uang atau barang yang dapat dikirim lewat kantor pos tanpa minta tanda tangan dari seorang pejabat, seperti bendahara, kepala kantor, lurah dan camat. Cara mendapatkan kartu ini dengan mendatarkan diri si kantor pos, menyerahkan pas photo, serta membayar uang administrasi.

b. Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan untuk mnulis surat tergantung pada isi surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Ukuran kertas yang digunakan untuk menulis surat antara lain :
1) Kertas ukuran folio (21x33cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang
2) Kertas ukuran kuarto (21x28 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.
3) Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan folio
Kertas ini digunakan untuk menulis memo dan nota
4) Kertas ukuran A4 (29x21 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat dinas
5) Kertas ukuran A6 (10,51x21 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat pengantar
6) Kertas ukuran A5 (14,8x21 cm)
Kertas ini digunakan untuk menulis surat-surat yang pendek.
7) Kertas ukuran double folio (42x33 cm)


c. Warna kertas
Untuk surat yang sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang bewarna putih, kecuali tembusan. Maksudnya agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam, dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.
2. Tinta
Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang bersifat resmi pada umumnya hitam. Menggunakan warna lain kecuali warna merah, boleh saja asal warnanya jelas agar mudah dibaca.
3. Sampul surat
Sampul surat atau amplop adalah selembar kertas yang dibuat sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dan dilem dapat digunakan untuknmengirim surat. Surat yang dikirim menggunakan sampul akan terjamin kerahasiannya, lebih sopan dan aman.
Ada beberapa macam jenis amplop atau sampul surat. Dari segi ukuran kertas yang dipakai untuk menulis surat, amplop atau sampul surat dapat dikelompokan menjadi tiga macam yaitu :
1) Sampul persegi empat
Sampul ini digunakan untuk kertas ukuran kuarto
2) Sampul persegi panjang
3) Sampul ini dipergunakan untuk kertas ukuran folio (surat dinas)
4) Sampul berjendela
Sampul ini di gunakan untuk mengirim surat telegram. Dalam penulisan alamat yang dituju tidak ada sampul, tetapi cukup menggunakan alamat dalam sekaligus untuk alamat luar (alamat pada sampul)
Berdasarkan wujudnya dikelompokan menjadi 4 yaitu :
a. Banker, yaitu amplop yang membuka bagian memanjang
b. Pocket Envelopes, yaitu amplop yang membuka bagian pendek
c. Window envelopes, yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca
d. Aperture envelopes, yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.


4. Lipatan surat
Surat hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga terlihat rapi, mudah dibuka, dan langsung mengarah ke isi surat. Lipatan surat yang biasa digunakan antara lain sebagai berikut :
• Lipatan perancis
• Lipatan baron
• Lipatan baku (standard fold)
• Lipatan akordion (accordion fold)
• Lipatan baku rendah (low standard fold)
• Lipatan akordion rendah (low accordion fold)
• Lipatan tunggal (single fold)
• Lipatan ganda sejajar (parallel double fold)

5. Alat-alat
Untuk menulis surat ada beberapa alat yang digunakan yaitu meliputi segala alat tulis yang berkenaan dengan penulisan surat, termasuk mesin-mesin kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, scanner, offset, fotocopi, faksimile, teleks, microfilm, serta mesin dikte atau rinla.