Surat Menyurat

A. Pengertian Surat dan Surat Menyurat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri maupun atas nama jabatannya dalam organisasi, instansi atau perusahaan.
Surat-menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak yang lain dan dilaksanakan dengan saling berkirim surat.
Kelebihan surat antara lain :
1) Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar.
2) Surat bersifat praktis
3) Setiap menyampaikan berita, kata-kata dan kalimatnya dipikirkan secara seksama
4) Efektif
5) Ekonomis
6) Surat lebih memasyarakat
7) Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat
Tujuan menulis surat yaitu
1) Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain
2) Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima
3) Memperlancar arus informasi
Bentuk surat (style) adalah susunan letak bagian-bagian surat. Pemakaian bentuk surat tertentu dalam setiap oragnisasi tergantung pada kebiasaan atau peraturan yang berlaku dalam organisasi masing-masing.Pada umumnya instansi pemerintah memakai bentuk official sedangkan perusahaan banyak yang memakai bentuk block.

B. Bentuk – bentuk surat
Bentuk-bentuk surat yaitu :
1) Bentuk lurus (Block style)
2) Bentuk setengah lurus (Semi block style)
3) Bentuk lurus penuh (Full block style)
4) Bentuk lekuk (Indented style)
5) Bentuk paragraf menggantung (Hanging paragraph style)
6) Bentuk Resmi Indonesia lama (official style)
7) Bentuk Resmi Indonesia baru (new official style)
8) Bentuk resmi Indonesia usulan pusat bahasa departemen Pendidikan dan Kebudayaan

C. Jenis-jenis surat :
1. Menurut wujud surat
Menurut wujudnya, surat dapat di bedakan atas enam macam, yaitu :
a. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang ditulis diatas kertas yang biasanya dimasukan kedalam sampul kemudian dikirimkan.
b. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
c. Karu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 x 15 cm atau 15 x 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos.
e. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
f. Surat Tanda bukti adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas,dsb.

2. Menurut sifat isi
Menurut sifatnya, surat dibagi kedalam dua golongan yaitu :
a. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Jika dilihat dari isinya surat pribadi dapat di bedakan atas 2 macam :
1) Surat pribadi yang isinya bersifat prive, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat / keluarga.
2) Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat kuasa, dan surat pernyataan.
b. Surat Pemerintah adalah surata resmi yang terutama di pergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah.
c. Surat Niaga / Bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan jual-beli. Surat bisnis memakai bentuk yang bervariasi, namun tetap mengikuti ketentuan surat resmi.
d. Surat Sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya : yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan dan organisasi lainya (Misalnya LSM) yang bersifat nonprofit.
3. Surat Menurut Sasaran yang di tuju
a. Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang / organisasi (jumlahnya sedikit).
b. Surat Edaran / Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.

4. Surat Menurut Keamanan isi
a. Surat Biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain selain ornag yang dituju.
b. Surat Rahasia adalah surat untuk kalanga terbatas. Maksudnya, surat tersebut tidak untuk di sebarluaskan karena di tujukan atau dipakai untuk kalangan tertentu.
c. Surat Sangat Rahasia adalah surat yang hanya boleh dibuka atau hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harus memakai amplop lebih dari satu.
5. Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
a. Surat Biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa. Artinya, surat ini tidak di istimewakan. Kata biasa dalam hal ini mengandung pengertian tidak perlu cepat-cepat dikiri, atau tidak harus segera di balas.
b. Surat Segera / Ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat. Bila dikirim via pos, perangko surat ekspres tentu lebih besar dari oerangko surat biasa.
c. Surat Kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera, surat ini harus di dahulukan dari surat-surat lain baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
6. Surat menurut kegiatan
a. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
b. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
7. Surat menurut dinas pos
a. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannya tidak perlu dikirim secepatnya, karena tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
b. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu.
c. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
d. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
e. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian,dll.